Registreren en indienen

Laboratorium onderzoekers

KWF Grant Management System

Projectvoorstellen kunnen worden ingediend via het  KWF-Grant Management System (KWF-GMS).

Profiel

In KWF-GMS dien je eerst een profiel aan te maken. Dit kun je doen onafhankelijk van de indiening van een projectvoorstel. Het profiel hoeft niet in één keer volledig te worden ingevuld. Er kan echter pas een projectvoorstel worden ingediend door een onderzoeker als: 

  • de verplichte velden van het profiel zijn ingevuld;
  • de projectleider werkzaam is in een instituut dat geregistreerd is bij KWF en door KWF gefinancierd kan worden. KWF verzamelt, controleert en voert deze gegevens momenteel in het KWF-GMS, zodat deze straks automatisch aan je projectvoorstel kunnen worden gekoppeld.

NB. Als het instituut of de afdeling niet in de lijst van het systeem staat, dan kun je online het instituut of de afdeling registreren. Wij controleren of je instituut/afdeling in aanmerking komt voor financiering en voeren deze dan in het systeem in. 

Projectvoorstel 

Wanneer je als projectleider een projectvoorstel in wilt dienen leidt het Grant Management System je via een aantal stappen naar het juiste formulier. De gegevens van de projectleider worden automatisch overgenomen vanuit het profiel. Op het formulier dienen vervolgens o.a. de volgende gegevens te worden ingevuld:

  • De contactgegevens van de leden van het projectteam. 
  • Het projectplan;
  • Een ontwikkelplan (voor de doorontwikkeling van de opgedane kennis of vinding) indien je een voorstel indient binnen het traject Ontwikkeling;
  • Het aan te vragen budget;
  • Nederlandse samenvatting; deze wordt o.a. gebruikt voor beoordeling door de Patiënt Adviescommissie (PACO);
  • Een lijst van ten minste 5 buitenlandse en 2 Nederlandse referenten maakt deel uit van het projectvoorstel. De projectleider en PI’s hebben géén samenwerkingsverband (en) of co-publicatie(s) (in de afgelopen 5 jaar) met deze experts;
  • Afhankelijk van de financieringsvorm zijn er verplichte bijlages die aangeleverd moeten worden.

NB. Voor het indienen van een ‘Young Investigator Grant’ (persoonsgebonden project) geldt dat een persoon kan indienen tot 5 jaar na promotie. De na promotie bestede tijd voor medische specialisatie mag bij deze termijn worden opgeteld. Het is mogelijk een verzoek in te dienen met gegronde reden voor verlenging van de indieningstermijn (met een max. van 2 jaar).

Criteria 

De projectleider moet, indien het project wordt gehonoreerd, gegarandeerd aangesteld zijn bij een Nederlands instituut gedurende de looptijd van het project op het moment van toekenning. Daarnaast hanteert KWF de volgende criteria:

  • Een nul-urencontract  wordt niet geaccepteerd als aanstelling. De arbeidsrechtelijke waarborgen gelden niet bij een nul-urencontract
  • Je kunt als gepensioneerde geen projectleider zijn;
  • Je kunt alleen een projectvoorstel indienen als je werkzaam bent in een Nederlands instituut en vanuit daar het project uitvoert. Dit betekent dat particulieren, zzp’ers en bedrijven niet kunnen indienen. Ze kunnen wel worden opgevoerd als partners of als serviceverlenende partij.

Check op volledigheid projectvoorstel en bijlagen

Een projectvoorstel kan alleen geregistreerd worden indien het formulier volledig is ingevuld en alle bijlagen zijn meegestuurd. Dit houdt in dat een projectvoorstel in ieder geval aan de volgende eisen moet voldoen:

  • het formulier voor het projectvoorstel is volledig ingevuld; alle verplichte velden zijn ingevuld en het maximaal aantal woorden is gerespecteerd;
  • er is geen gebruikgemaakt van  ‘et al.’ in de literatuurlijst (references). Dit is niet toegestaan. Het is belangrijk voor zoeken van referenten en daarmee de snelheid van het beoordelingsproces om bij de referenties alle auteurs te vermelden.
  • alle benodigde bijlagen zijn bijgevoegd:
    • indien advisors zijn opgevoerd: letters of commitment;
    • indien co-funders zijn opgevoerd: letters of commitment;
    • indien serviceverlenende partijen zijn opgevoerd: offerte(s)
  • Het projectvoorstel voldoet aan de algemene financieringsvoorwaarden, waaronder:
    • Er is minimaal 1 wetenschappelijk medewerker aangesteld voor 0.5 fte/maand gedurende de looptijd van het project (met uitzondering van unieke hoogrisicoprojecten);
    • Het budget is voldoende gespecificeerd voor verwerking; subclassificatie personele kosten, materiële kosten, kosten serviceverlenende partijen, kosten buitenlandstage.